Servizio Privacy

Erogato da Ottima srl e da propri consulenti

Rilevazione Dati

La Rilevazione Dati viene effettuata presso l’Azienda, programmando l’incontro tra il Consulente Privacy di Ottima ed il referente designato dall’Azienda.
In particolare, la rilevazione riguarderà i seguenti fattori:

• Inventario dati Hardware, ossia tutti gli elaboratori elettronici contenenti dati personali e/o sensibili)
• Inventario Luoghi, ossia tutti gli uffici in cui avviene il trattamento dei dati o ove vengono archiviati dati personali e/o sensibili
• Lista Incaricati, ossia tutte le persone che effettuano il trattamento dei dati in Azienda (anche eventuali collaboratori esterni)
• Inventario Dati, ossia tutti i database che contengono dati personali e/o sensibili
• Sistemi di sicurezza, ossia tutti i sistemi di sicurezza adottati per salvaguardare i dati gestiti. Vanno considerati tutti i sistemi relativi allo stabile, nelle sue varie sedi e tutti i sistemi informatici.
• In fase di rilevazione verranno segnalati tutti i sistemi obbligatori mancanti o non adeguati alla normativa. Non sono compresi nel Servizio gli adeguamenti alla normativa dell’hardware e del software installati, qualora necessari.
• Tali adeguamenti possono essere gestiti autonomamente dal Responsabile interno all’azienda, oppure concordati con Ottima, a seguito di una richiesta di valutazione economica.

Elaborazione Dati

• Tutti i documenti vengono redatti e prodotti presso la sede Ottima.
• L’elaborazione dei dati rilevati in azienda viene effettuata utilizzando il software Profis Privacy di Sistemi, che permette l’inserimento, l’elaborazione, la produzione e l’archiviazione dei documenti da allegare al Documento Aziendale sulla Sicurezza dei Dati.
• Ottima rilascia tutti i documenti obbligatori ai sensi del D. Lgs. 196/2003 ed eventuali ulteriori documenti necessari all’azienda.
• Ottima fornisce e attiva Profis Privacy presso l’azienda, collegando gli archivi del cliente. Ottima svolge un’attività di formazione sul programma per permettere al referente designato dall’azienda di verificare, aggiornare e ristampare i documenti.

Documentazione rilasciata

• Documento Aziendale sulla Sicurezza dei Dati (ex DPS), contenente:
• Lista risorse Hardware
• Lista Luoghi
• Lista Incaricati
• Lista Dati
• Lettere di Incarico al trattamento
• Lettera di Nomina del Responsabile del trattamento dei dati (se presente)
• Lettera di nomina dell’Amministratore di Sistema (se presente)
• Regolamento di utilizzo degli strumenti elettronici
• Informativa
• Eventuali ulteriori documenti necessari all’azienda

Verifica finale

• La verifica finale viene effettuata presso l’azienda, con incontro tra il Consulente Privacy ed il referente dell’azienda stessa.
• In fase di verifica finale vengono controllati tutti i documenti rilasciati, per esaminare eventuali modifiche o aggiornamenti, e viene svolta attività di installazione e formazione sul programma Profis Privacy.
• Se le modifiche o aggiornamenti comportano una ulteriore rilevazione dei dati, verranno eseguite nuovamente le operazioni dal punto 5.1 e successivi.
• Se la documentazione non comporta variazioni, viene stampata e firmata in versione definitiva.
• Ottima srl rilascia all’azienda un riepilogo delle misure minime di sicurezza da rispettare, evidenziando gli eventuali sistemi mancanti o non adeguati alla normativa, tale documento dovrà essere da voi firmato per presa visione.

Verifica periodica

• Le verifiche vengono svolte una volta all’anno. Possono essere necessarie anche verifiche semestrali a seguito di frequenti modifiche impattanti sulla documentazione e sul trattamento dei dati.
• La verifica periodica viene programmata con il cliente, in quanto è necessario effettuarla presso la sua sede. In fase di verifica è necessario rivedere tutta la documentazione con il cliente e annotare tutte le variazioni o aggiornamenti necessari. E’ necessario effettuare nuovamente la rilevazione dei personal computer e di tutti i dati necessari alla documentazione. Vanno altresì verificati tutti i documenti rilasciati nella stesura precedente, per produrre la nuova documentazione aggiornata.

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